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Elektronische ­Rechnungen

© Fotolia/Stockfotos-MG

Informationen für Rechnungssteller zu elektronischen Rechnungen im XML-Format

Sollte Ihr Unternehmen Lieferungen / Leistungen für die Landeshauptstadt Schwerin erbringen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die Regelungen laut ERechVO M-V maßgebend sind. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.

Daher besteht seit dem 01.04.2023 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserteilung.

Allgemeine Informationen

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet.

Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.

Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,

  • elektronisch übermittelt,
  • elektronisch empfangen
  • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Fristen für E-Rechnung?

Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.

Rechnungsstellung

Was ist die Zentrale Rechnungseingangsplattform (OZG RE) der Bundesdruckerei ?

Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die zentrale  Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.

Wie kann ich mich bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform (OZG RE) registrieren?

Zunächst müssen Sie sich als Nutzer*in einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registrieren: 

Bei der Registrierung müssen Sie hinterlegen:

  • Vor- und Nachname
  • Benutzername
  • Kennwort
  • E-Mail-Adresse

Nachdem Sie sich als Nutzer bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registriert haben, können Sie Rechnungen im Standard XRechnung erstellen und an die Landeshauptstadt Schwerin übertragen.

Wie erfolgt die Übermittlung einer Rechnung über die OZG-RE?

1. Schritt:

Melden Sie sich nach der Registrierung mit ihren Zugangsdaten bei der OZG-RE an.

2. Schritt:

Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen

  • per E-Mail einbringen,
  • direkt hochladen oder
  • per Weberfassung über die Internetseite der OZG-RE manuell erstellen und als XRechnung versenden.

3. Schritt:

Ihre Rechnung wird dann durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft.

4. Schritt:

Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung dem jeweiligen Fachamt der Stadtverwaltung Schwerin über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.

5. Schritt:

Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie von der OZG-RE eingegangen ist.

6. Schritt:

Darüber hinaus können Sie den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der OZG-RE nachverfolgen.

7. Schritt:

Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.

Welche Übertragungskanäle der OZG-RE können Sie für die Rechnungsstellung wählen?

1. Weberfassung:
In einem webbasierten Online-Formular können die Inhalte der Rechnung direkt erfasst werden. Es erfolgt eine technische Prüfung, ob alle Pflichtfelder des Online-Formulars ordnungsgemäß ausgefüllt wurden.

2. Uploads von Files:
Im Upload-Bereich können elektronische Rechnungen hochgeladen und zur weiteren Bearbeitung eingebracht werden.

3. Web-Services über eine IT-Schnittstelle:
Das Land stellt die Transportinfrastruktur Public Procurement OnLine (PEPPOL) für die Einbringung von elektronischen Rechnungen auf Grundlage des Beschlusses des IT-Planungsrates auf dessen 27. Sitzung am 25.10.2018 zur Verfügung.

4. E-Mail:
Hierbei ist zu beachten, dass eine Mail jeweils nur eine Rechnung enthalten darf. Ansonsten ist eine Weiterverarbeitung nicht möglich.

Welche Rechnungsbestandteile muss eine E-Rechnung beinhalten?

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine XRechnung mindestens folgende Angaben beinhalten:

  1. Leitweg-ID,
  2. Bankverbindungsdaten,
  3. Zahlungsbedingungen,
  4. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden,
  5. Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden.
Welche Formate für Anlage sind zulässig?

Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche verpflichtend als solche zu kennzeichnen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente,
  • Bilder (PNG, JPG),
  • Textdateien (CSV).

Wird dies überschritten, können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg - beispielsweise in einer gesonderten Mail - an die Rechnungseingangsplattform übermittelt werden. Dies ist vorher mit dem Auftraggeber abzusprechen.

Leitweg-ID

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Nummer, mit deren Hilfe E-Rechnungen automatisiert einem konkreten Empfänger zugeordnet werden können.

Zur automatischen Aufteilung der E-Rechnungen innerhalb der Landeshauptstadt Schwerin, verfügen die  Fachdienste und Eigenbetriebe über jeweils eine eigene Sub-Leitweg-ID. Eine Übersicht finden Sie unten.

Leitweg-ID´s der Landeshauptstadt Schwerin
Organisation Leitweg-ID
Schwerin, Landeshauptstadt 13004000-K000-41
Unterorganisation (für direkte Rechnungslegung an die Fachdienste) SUB-Leitweg-ID
Büro der Stadtvertretung 13004000-K001-38
Büro des Oberbürgermeisters 13004000-K002-35
Fachdienst Hauptverwaltung und Digitalisierung 13004000-K003-32
Rechnungsprüfungsamt 13004000-K004-29
Fachdienst Finanzwirtschaft, Stadtkasse 13004000-K005-26
Fachdienst Kämmerei, Finanzsteuerung 13004000-K006-23
Fachdienst Bürgerservice 13004000-K007-20
Fachdienst Ordnung 13004000-K008-17
Fachdienst Umwelt 13004000-K009-14
Fachdienst Feuerwehr und Rettungsdienst 13004000-K010-11
Fachdienst Bildung und Sport 13004000-K011-08
Kulturbüro 13004000-K012-05
Fachdienst Jugend 13004000-K013-02
Fachdienst Soziales 13004000-K014-96
Fachdienst Gesundheit 13004000-K015-93
Fachdienst Stadtentwicklung, Wirtschaft 13004000-K016-90
Fachdienst Bauen und Denkmalpflege 13004000-K017-87
Fachdienst Verkehrsmanagement 13004000-K018-84
Eigenbetriebe SUB-Leitweg-ID
Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement 13004000-K019-81
Eigenbetrieb Schweriner Abwasserentsorgung (SAE) 13004000-K020-78
Eigenbetrieb Schweriner Stadtwirtschaftliche Dienstleistungen
Schwerin (SDS)
13004000-K021-75

 

Hilfe

Wo bekomme ich Hilfestellung bei Fragen und Problemen?

Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter:

Rechtliches

ERechVO M-V

Die E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern - kurz ERechVO M-V - regelt:

  • die Ausstellung,
  • Übermittlung,
  • den Empfang und 
  • die Verarbeitung elektronischer Rechnungen in M-V.

Alle öffentlichen Auftraggeber werden ab 01.04.2023 verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.

Ausnahmen bilden:

  • lediglich Barzahlungen und
  • Zahlungen im Rahmen von Kundenkredit- bzw. Kundendebitkarten bei öffentlichen Einkäufen oder
  • diesbezüglichen Bestellungen.
zur ERechVO M-V
Richtlinie 2014/55/EU

Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) besteht für die Stadtverwaltung Schwerin die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen.

Fristen

Für Sie als Auftragnehmer*in besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen auszustellen und zu übermitteln.

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